12 June 2010 ~ 21 Comentarios

Ser más productivo y evitar distracciones

Desde finales de marzo comencé a implementar ciertas tácticas enfocadas a evitar distracciones y ser más productivo en las actividades más importantes y quería completar el experimento para escribir algo al respecto en el blog. En este artículo quiero compartir algunas de estas tácticas y lo que he aprendido en el proceso.

La decisión de cambiar

Recuerdo los tiempos en que podía trabajar 3 horas corridas sin interrupciones en un proyecto… esos tiempos han terminado para siempre. Ahora con emails, twitts, notificaciones de facebook, messengers (gtalk, skype, etc…), llamadas al celular, mensajes de texto (sms), wifi en todos lados es casi imposible tener 30 minutos corridos sin una interrupción (sin contar cuando alguien entra abruptamente a tu oficina y te roba una hora sin sentido).

Normalmente ‘trabajo’ (estoy frente a mi computadora) de 9AM a 9PM con un break de almuerzo de dos horas. De acuerdo a ese horario, bebería completar 10 horas de trabajo productivo cada día. Pero debido a todas las interrupciones y tratar de multi-task entre varios proyectos a la vez, al finalizar el día sentía que no había avanzado significativamente en las tareas importantes.

Decidí comenzar a cronometrar mis actividades para determinar cuanto tiempo realmente productivo trabajaba cada día. Los resultados fueron decepcionantes… en promedio estaba completando solamente 2 horas de trabajo realmente productivo cada día.

¿Qué pasaba con las otras 8 horas?
Se perdían en actividades sin importancia que se iniciaban gracias a una interrupción… cada una tomando entre 40 y 90 minutos.

El plan

Después de medir el tiempo desperdiciado, decidí formular y seguir un plan de trabajo más ordenado.

El objetivo era reemplazar el comportamiento compulsivo de estar revisando email y sitios sociales todo el tiempo por revisar compulsivamente herramientas de productividad que me ayuden a mantenerme enfocado en las tareas que necesito completar.

Las bases del plan eran sencillas:

  • Crear un horario en mi Google Calendar para definir bloques de tiempo a seguir todos los días, semana a semana. La idea de los bloques de tiempo de 3 a 4 horas es que durante ese tiempo te dediques exclusivamente a ese tipo de tareas. A veces no hay nada que hacer en uno de los bloques y se puede reemplazar el bloque de un día por el de otro (lo del lunes pasa al miércoles y viceversa).
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  • Definir una hora para leer correos en la mañana, luego un seguimiento a medio día y otro en la tarde. La idea es solo leer y responder correo tres veces al día.
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  • Reservar el lunes para “Apagar Incendios”, es decir, situaciones de urgencia impredecibles de algún cliente, empleado o socio que inevitablemente caerán en tu inbox al inicio de la semana.
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  • Reservar un día a la semana para actividades personales y ‘Learning Day’ en que me dedico a leer, ver videos de charlas, entrevistas, etc.
    Experimenté con los jueves y los viernes… el mejor día resultó ser viernes. Si hay algún blog post, artículo, video, podcast o cualquier otro contenido interesante que me mandan o encuentro por allí, lo salvo a evernote y el viernes los reviso durante mi ‘learning day’.
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  • Utilizar el feature de ‘multiple-desktops’ del sistema operativo (en mi caso MacOSX, pero ahora Windows y desde hace tiempos Linux tienen esta función). De esta forma dividiré mi pantalla en 4 categorías:
    1. Tracking de productividad (google calendar, PivotalTracker y Toggl)
    2. Producción: los programas que necesite para la tarea en cuestión, ya sea programar, escribir propuestas o diseñar.
    3. Comunicación (gmail)
    4. Social (twitter, facebook, blipea)
  • Desactivar las notificaciones automáticas de todos los programas y sitios web, y aparecer offline de GTalk y Skype la mayor parte del tiempo.
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  • Crear filtros en mi email para mantener el inbox lo más vacío posible (siguiendo consejos de inbox zero)
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  • Llevar bitácora de tiempo de todas las actividades en que trabajo… para esto siempre uso toggl.com
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  • Algo importante es no tratar de tener más de 3 proyectos o bloques de tareas importantes por día… debes enfocar los bloques productivos sólo en esas tareas.
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Por ejemplo, mi calendario de Google se ve así actualmente:

La disciplina

Como han de estar pensando, seguir un plan así al pie de la letra es bien difícil y casi imposible… pues sí, lo es…

A medida pasaban las semanas y lo probaba en la vida real, resultaba bastante difícil seguir el calendario al pie de la letra ya que  las situaciones ‘imprevistas’ son precisamente eso… no se pueden predecir. Si tengo el lunes reservados para incendios, pero no ocurre nada ese día… significa que otro día algo pasará y tendré que dedicarle tiempo entonces. Claro que, como el mismo plan indica, podría usar las horas del lunes en una actividad planeada del miércoles y luego dedicar el miércoles para los incendios… pero se vuelve complicado llevar control de que cambios se hicieron en el plan.

Pero bueno, el calendario sirve como un plan aspiracional de “Lo que debería estar haciendo”.

Este calendario son bloques de tiempo generales, en los que puedo designar un bloque de 4 horas en la mañana del martes para “proyectos propios”, pero el detalle de qué tareas específicas debo hacer en ese momento debe ser llevado en otra herramienta. Para esto yo uso PivotalTracker.com que me permite organizar listas de to-do para múltiples proyectos. También he usado Basecamp en ocasiones pero al final de cuentas el que más me ha servido para proyectos de desarrollo de software es PivotalTracker.

Las tareas específicas que tengo en el PivotalTracker, organizadas por proyecto representan mi organización de “Lo que tengo que hacer” .

Finalmente, necesitaba una forma de llevar control de “Lo que estoy haciendo” … las actividades que realmente estoy haciendo y contabilizar el tiempo que le dedico a cada una… esto para aprender de mí mismo y la forma en que trabajo… así puedo ir ajustando el plan, cada vez haciéndolo más realista.

Como ya había mencionado antes, para este control uso toggl.com (antes usaba una hoja de excel), que es excelente para ‘marcar tarjeta’ cada vez que inicias y terminas una tarea.

Entonces, al final he terminado con tres herramientas web que me ayudan a mantenerme enfocado mis actividades productivas, organizando mi vida en tres niveles:

Lo aprendido

Desde mucho antes de esto, mis amigos cercanos, con quienes he trabajado en algún proyecto antes me apodaron “RoboCorp” porque siempre he sido bien organizado, puntual y todo. Creo que algunos de ustedes pensarán que esta metodología de trabajo es demasiado extrema y que solo un robot puede seguirla, pero creo que lo importante que he aprendido es que:

  1. Es bastante complicado seguir este plan al pie de la letra, pero ayuda a enfocarse y tener por lo menos una metodología definida de trabajo para no perderse en la nube de “tengo miles de cosas que hacer y no se por donde comenzar”.
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  2. Cada quien debe diseñar su propio plan de trabajo y seleccionar sus propias herramientas… esto es lo que ha servido para mí, pero no necesariamente sirva para todos.
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  3. Lo más importante es “conocerte a ti mismo” y con el uso de estas herramientas y disciplinas podes llegar a conocer detalles como “cuantas horas realmente puedo avanzar a la semana en un proyecto propio o de un cliente”.
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  4. Lo que más me gusta de trabajar así es que al final de la semana puedo ver que realmente he avanzado en las cosas importantes, puedo medirlo y verlo tangiblemente en un reporte de toggl.
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  5. Como todo vicio, el primer paso para eliminar la perdida de tiempo que viene del consumo desordenado de ‘social media’ es aceptar que tenemos un problema. Si controlas el consumo de contenidos de una forma ordenada, no perderás tanto tiempo.

Recursos útiles

Algunos artículos y libros recomendados para este tema:

Herramientas:

  • Basecamp: to-do lists y project management simplificado
  • Pivotal Tracker: seguimiento de tareas de desarrollo de software
  • Toggl: cronómetro de trabajo con reportes de time-sheets
  • Evernote: para capturar ideas, notas, pensamientos y URLs desde tu PC o móvil

21 Responses to “Ser más productivo y evitar distracciones”

  1. Joaz Rivera 12 June 2010 at 12:56 pm Permalink

    Yo estoy implementando menos tiempo para distracciones. Realmente se trabaja mucho menos.

    Interesante articulo, gracias.

  2. corp 12 June 2010 at 1:06 pm Permalink

    Otro aprendizaje que se me olvidó mencionar es que me he dado cuenta también que las tareas toman mucho menos tiempo que lo que uno piensa.

    Uno se sorprende de lo mucho que puede lograr en 45 minutos seguidos de trabajo concentrado. O de lo poco que toma atender un email de un cliente con 15 bullet points de cosas que hacer… a veces al leerlo parece como mucho y se va dejando para después… pensando que tomará toda la tarde completar. Cuando al fin comenzar a hacer las tareas, te sorprendes que no pasan ni 30 minutos y ya terminaste.

  3. Roberto Breve 12 June 2010 at 2:02 pm Permalink

    Yo uso el ipad para separar lectura de blogs/twitts/news de la computadora y si por ej me sale el impulso de leer algo en la compu, mentalmente digo, no, para eso esta el ipad :p

  4. corp 12 June 2010 at 2:09 pm Permalink

    @Roberto correcto, en ese caso el iPad es parte ya de tus herramientas. Cada quien debe encontrar lo que funciona en su caso.

    Si encontrás algo interesante que leer y estas en la compu, podes usar algo como evernote o similar para salvarlo para leer después desde el iPad.

  5. Frank Pineda 12 June 2010 at 2:13 pm Permalink

    A medida ke me he ido hundiendo en tantas cosas y proyectos “ke kiero realizar muy pronto” y en otras ke estoy “obligado” a hacer (como mi trabajo de oficina), me ha interesado mucho todo esto de los metodos para mejorar la productividad. Como dije un dia “soy la persona mas desordenada del mundo tratando de ordenarlo”. Y lo ke he ido aprendiendo hasta el momento es ke hay muchos de estos metodos ke inconcientemente he ido implementando en el desarollo de mis ke haceres. Por ejemplo la tecnica GTD y la Pomodoro son armas ke no me fallan. Cuando me encuentro con una tarea grande ke necesita varios puntos a “atacar”, hago un listado de esos puntos, y cabal me doy cuenta ke con un poco de “Pomodore Technique” salen en el menor tiempo ke yo creia. Lo ke me gusto mucho de tu estudio es lo de las tres formas de categorizar las tareas. Creo ke la magia con eso se da en hacer “tangible” lo ke uno creee tener ordenado en “la cabeza”. Es como cuando uno dice “tengo miles de deudas” y cuando las escribis en un papel te das cuenta ke las mil deudas eran solo tres.

  6. admx 12 June 2010 at 2:31 pm Permalink

    Me parece super bueno. Lo de los diferentes desktops, ayuda bastante en ‘dividir’ lo que te estas enfocando en ese momento, para asi no sobrecargar ese multitask del cual todos empleamos.
    Hace poco empeze tambien a utilizar google calendar, y me ha ayudado bastante para organizar los trabajos para realizar.
    Los otros utilities hasta ahorita los conozco, y los empezare a usar!
    Gracias Corp!
    =^_^=

  7. Cesar 12 June 2010 at 6:56 pm Permalink

    Excelente post, corp, creo que todos sufrimos de este problema en este mundo conectado, el impulso incontrolable de consumir toda la informacion posible aunque razonablemente esto es imposible porque es demasiada, casi infinita, lo que da como resultado que al final del dia no avanzaste mucho en lo realmente importante. Lo interesante de tu enfoque es cambiar ese impulso por el de verificar como vas avanzando, es como cambiar una droga por otra (pero obviamente con mejores efectos secundarios). Voy a chequiar las herramientas que recomendas mas de alguna voy a utilizar, gracias por compartir tu experiencia.

  8. corp 13 June 2010 at 8:36 am Permalink

    @Cesar… si, ese era mi experimento, a ver si podía reemplazar el uso de sitios orientados a distracción por estos orientados a producción y la verdad me ha servido… es cuestión de modificar rutina y hábitos.

    El segundo monitor me ayudo montón también porque tengo constantemente el recordatorio de todo lo que tengo que completar en el día para sentir que he hecho algo.

  9. Nelo 13 June 2010 at 3:52 pm Permalink

    Yo he estado probando la técnica Pomodoro (http://www.pomodorotechnique.com/). Me ha dado buenos resultados y ha sido fácil de implementar.

  10. mrgooseman 30 July 2010 at 1:25 pm Permalink

    Bueno, algo muy interesante que implementar. Yo todo lo hago a medida me voy acordando que tengo cosas que hacer, vamos a ver que dicen los resultados de planificar con todas estas herramientas web.

  11. Ana Mariela 25 August 2010 at 9:10 am Permalink

    Demasiado Bueno!
    Actualmente estoy empezando a utilizar el Google Calendar, y uso la lista de Tasks de Google pero me doy cuenta que verdaderamente lo que quita tiempo es estar revisando el twitter cada 5 minutos y el gmail también.
    Gracias por los tips, compartiré la sabiduría en mi blog con un link para acá!! :)

  12. Ana Mariela 25 August 2010 at 9:16 am Permalink

    Otra cosa que funciona es usar algún sincronizador de favoritos. A mí me gusta el Google Bookmarks que sincroniza el Chrome que tengo en mi laptop con el de la oficina. Si encuentro algo divertido o que quiero leer más tarde / un video / un jueguito / un buen blog que vale la pena meterle cabeza, solo lo guardo en mi carpeta de Favoritos en Google Bookmarks y lo ignoro el resto de tiempo que estoy en la oficina.
    Y por último: creo que a todos nos pasa que tenemos como cien mil tabs en un explorador… Ultimamente he estado tratando de abrir una página, utilizar la información que quiero de ahí, y luego salir hasta haber terminado de usarla. Antes lo que hacía es que mientras cargaba la página, aprovechaba para ver twitter o facebook o mi mail, pero después se me olvidaba regresar a ver si ya había cargado, entonces perdía mucho tiempo y me quedaban siempre páginas abiertas con cosas pendientes. Prueben, es otro tip que puede servir :)

  13. corp 25 August 2010 at 9:19 am Permalink

    Buenos nuevos tips Ana… gracias por el comentario y aporte

  14. Liz 14 January 2011 at 7:28 pm Permalink

    Yo arranqué usando rescuetime para llevar un registro de donde gasto mi tiempo en línea.

    Es una herramienta genial, con reportes muy completos y que me permite asignarle un grado de productividad a sites específicos. No requiere que yo ingrese ni haga click ni que me acuerde que lo debo usar, registra los mov. en mi compu.

    Lo recomiendo enormemente para llevar registro.

  15. corp 14 January 2011 at 7:32 pm Permalink

    Se ve muy buena la herramienta. He escuchado de rescuetime ya antes en libros y en entrevistas de emprendedores que hacen en mixergy.com

    No lo he probado aún pero le daré una revisada esta semana. Gracias por el comentario.

  16. Rolando Peralta 14 January 2011 at 9:52 pm Permalink

    Buenisimo articulo. Apelo desde el inicio a mi sentido de organizacion y de enfoque.

    Y queria contribuir con otra herramienta de la que sin duda ya escucharon: http://www.pomodorotechnique.com/
    Que se resume en lo siguientes:

    1. Choose a task to be accomplished
    2. Set the Pomodoro to 25 minutes (the Pomodoro is the timer)
    3. Work on the task until the Pomodoro rings, then put a check on your sheet of paper
    4. Take a short break (5 minutes is OK)
    5. Every 4 Pomodoros take a longer break

    Es increible que hace un poco mas de un annio, The Pomodoro Technique era una bestpractice que se convirtio en una applicacion para Mac (exclusivamente) + un timer en forma de “pomodoro”. Ahora dan hasta trainings sobre la tecnica.

    cheers,

  17. Rolando Peralta 14 January 2011 at 9:54 pm Permalink

    jaja cuanta ceguera, lei todos los comentarios antes de escribir el mio, y ahora me doy cuenta que Nelo ya habia escrito al respecto de The Pomodoro Technique.

  18. Alejandra 10 May 2012 at 11:44 am Permalink

    Interesantíiisimo. Voy a aplicar todo en un intento por organizar mis tiempos !.

    Saludos !!!

    Alejandra

  19. Albert 1 June 2013 at 7:08 am Permalink

    Sinceramente gracias por este articulo :) la verdad es que vine aquí en uno de mis “paseos de distracción” jaja aunque al menos ya pude identificar el problema y algunas herramientas para solucionarlo.

    Probablemente le ocurra a mucha más gente por lo que veo, la distracción online es fuerte. Normalmente antes podía estar horas concentrado en lo que más me gustaba, el trabajo incluso era divertido. Con la llegada de todo el tema redes sociales, noticias, información, enlaces, programas de tv, series y cine a la palma de la mano. Vayas a donde vayas, en el pc, en el móvil, incluso me parece que si te vas a una montaña para respirar te pueda perseguir un ordenador con patas por el bosque jaaj

    En fin, paranoias varias, muy agradecido, gracias.
    Investigare más el tema, creo que es un peligro real. Os lo aseguro. El rendimiento puede bajar enormemente…


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