Desde finales de marzo comencé a implementar ciertas tácticas enfocadas a evitar distracciones y ser más productivo en las actividades más importantes y quería completar el experimento para escribir algo al respecto en el blog. En este artículo quiero compartir algunas de estas tácticas y lo que he aprendido en el proceso.

La decisión de cambiar

Recuerdo los tiempos en que podía trabajar 3 horas corridas sin interrupciones en un proyecto… esos tiempos han terminado para siempre. Ahora con emails, twitts, notificaciones de facebook, messengers (gtalk, skype, etc…), llamadas al celular, mensajes de texto (sms), wifi en todos lados es casi imposible tener 30 minutos corridos sin una interrupción (sin contar cuando alguien entra abruptamente a tu oficina y te roba una hora sin sentido).

Normalmente ‘trabajo’ (estoy frente a mi computadora) de 9AM a 9PM con un break de almuerzo de dos horas. De acuerdo a ese horario, bebería completar 10 horas de trabajo productivo cada día. Pero debido a todas las interrupciones y tratar de multi-task entre varios proyectos a la vez, al finalizar el día sentía que no había avanzado significativamente en las tareas importantes.

Decidí comenzar a cronometrar mis actividades para determinar cuanto tiempo realmente productivo trabajaba cada día. Los resultados fueron decepcionantes… en promedio estaba completando solamente 2 horas de trabajo realmente productivo cada día.

¿Qué pasaba con las otras 8 horas?
Se perdían en actividades sin importancia que se iniciaban gracias a una interrupción… cada una tomando entre 40 y 90 minutos.

El plan

Después de medir el tiempo desperdiciado, decidí formular y seguir un plan de trabajo más ordenado.

El objetivo era reemplazar el comportamiento compulsivo de estar revisando email y sitios sociales todo el tiempo por revisar compulsivamente herramientas de productividad que me ayuden a mantenerme enfocado en las tareas que necesito completar.

Las bases del plan eran sencillas:

• Crear un horario en mi Google Calendar para definir bloques de tiempo a seguir todos los días, semana a semana. La idea de los bloques de tiempo de 3 a 4 horas es que durante ese tiempo te dediques exclusivamente a ese tipo de tareas. A veces no hay nada que hacer en uno de los bloques y se puede reemplazar el bloque de un día por el de otro (lo del lunes pasa al miércoles y viceversa).
  .
• Definir una hora para leer correos en la mañana, luego un seguimiento a medio día y otro en la tarde. La idea es solo leer y responder correo tres veces al día.
  .
• Reservar el lunes para “Apagar Incendios”, es decir, situaciones de urgencia impredecibles de algún cliente, empleado o socio que inevitablemente caerán en tu inbox al inicio de la semana.
  .
• Reservar un día a la semana para actividades personales y ‘Learning Day’ en que me dedico a leer, ver videos de charlas, entrevistas, etc.
  Experimenté con los jueves y los viernes… el mejor día resultó ser viernes. Si hay algún blog post, artículo, video, podcast o cualquier otro contenido interesante que me mandan o encuentro por allí, lo salvo a evernote y el viernes los reviso durante mi ‘learning day’.
  .
• Utilizar el feature de ‘multiple-desktops’ del sistema operativo (en mi caso MacOSX, pero ahora Windows y desde hace tiempos Linux tienen esta función). De esta forma dividiré mi pantalla en 4 categorías:
  

  1. Tracking de productividad (google calendar, PivotalTracker y Toggl)
  2. Producción: los programas que necesite para la tarea en cuestión, ya sea programar, escribir propuestas o diseñar.
  3. Comunicación (gmail)
  4. Social (twitter, facebook, blipea)

• Desactivar las notificaciones automáticas de todos los programas y sitios web, y aparecer offline de GTalk y Skype la mayor parte del tiempo.
  .
• Crear filtros en mi email para mantener el inbox lo más vacío posible (siguiendo consejos de inbox zero)
  .
• Llevar bitácora de tiempo de todas las actividades en que trabajo… para esto siempre uso toggl.com
  .
• Algo importante es no tratar de tener más de 3 proyectos o bloques de tareas importantes por día… debes enfocar los bloques productivos sólo en esas tareas.
  .

Por ejemplo, mi calendario de Google se ve así actualmente:

La disciplina

Como han de estar pensando, seguir un plan así al pie de la letra es bien difícil y casi imposible… pues sí, lo es…

A medida pasaban las semanas y lo probaba en la vida real, resultaba bastante difícil seguir el calendario al pie de la letra ya que  las situaciones ‘imprevistas’ son precisamente eso… no se pueden predecir. Si tengo el lunes reservados para incendios, pero no ocurre nada ese día… significa que otro día algo pasará y tendré que dedicarle tiempo entonces. Claro que, como el mismo plan indica, podría usar las horas del lunes en una actividad planeada del miércoles y luego dedicar el miércoles para los incendios… pero se vuelve complicado llevar control de que cambios se hicieron en el plan.

Pero bueno, el calendario sirve como un plan aspiracional de “Lo que debería estar haciendo”.

Este calendario son bloques de tiempo generales, en los que puedo designar un bloque de 4 horas en la mañana del martes para “proyectos propios”, pero el detalle de qué tareas específicas debo hacer en ese momento debe ser llevado en otra herramienta. Para esto yo uso PivotalTracker.com que me permite organizar listas de to-do para múltiples proyectos. También he usado Basecamp en ocasiones pero al final de cuentas el que más me ha servido para proyectos de desarrollo de software es PivotalTracker.

Las tareas específicas que tengo en el PivotalTracker, organizadas por proyecto representan mi organización de “Lo que tengo que hacer” .

Finalmente, necesitaba una forma de llevar control de “Lo que estoy haciendo” … las actividades que realmente estoy haciendo y contabilizar el tiempo que le dedico a cada una… esto para aprender de mí mismo y la forma en que trabajo… así puedo ir ajustando el plan, cada vez haciéndolo más realista.

Como ya había mencionado antes, para este control uso toggl.com (antes usaba una hoja de excel), que es excelente para ‘marcar tarjeta’ cada vez que inicias y terminas una tarea.

Entonces, al final he terminado con tres herramientas web que me ayudan a mantenerme enfocado mis actividades productivas, organizando mi vida en tres niveles:

Lo aprendido

Desde mucho antes de esto, mis amigos cercanos, con quienes he trabajado en algún proyecto antes me apodaron “RoboCorp” porque siempre he sido bien organizado, puntual y todo. Creo que algunos de ustedes pensarán que esta metodología de trabajo es demasiado extrema y que solo un robot puede seguirla, pero creo que lo importante que he aprendido es que:

1. Es bastante complicado seguir este plan al pie de la letra, pero ayuda a enfocarse y tener por lo menos una metodología definida de trabajo para no perderse en la nube de “tengo miles de cosas que hacer y no se por donde comenzar”.
   .
2. Cada quien debe diseñar su propio plan de trabajo y seleccionar sus propias herramientas… esto es lo que ha servido para mí, pero no necesariamente sirva para todos.
   .
3. Lo más importante es “conocerte a ti mismo” y con el uso de estas herramientas y disciplinas podes llegar a conocer detalles como “cuantas horas realmente puedo avanzar a la semana en un proyecto propio o de un cliente”.
   .
4. Lo que más me gusta de trabajar así es que al final de la semana puedo ver que realmente he avanzado en las cosas importantes, puedo medirlo y verlo tangiblemente en un reporte de toggl.
   .
5. Como todo vicio, el primer paso para eliminar la perdida de tiempo que viene del consumo desordenado de ‘social media’ es aceptar que tenemos un problema. Si controlas el consumo de contenidos de una forma ordenada, no perderás tanto tiempo.
   

Recursos útiles

Algunos artículos y libros recomendados para este tema:

• The Power of Less
• Inbox Zero
• 43folders
• The 4-hour Workweek

Herramientas:

• Basecamp: to-do lists y project management simplificado
• Pivotal Tracker: seguimiento de tareas de desarrollo de software
• Toggl: cronómetro de trabajo con reportes de time-sheets
• Evernote: para capturar ideas, notas, pensamientos y URLs desde tu PC o móvil

En junio del año pasado disfrutamos de la conferencia WebConfLatino junto a 300 centroamericanos, evento que organizamos con el objetivo de traer a Centroamérica un evento de calidad centrado en temas de negocios en la web.

La conferencia fue un éxito… los participantes, patrocinadores y expositores quedaron muy satisfechos y sorprendidos, lo que nos dejó claro que WebConfLatino es un evento que debería realizarse todos los años.

Desde septiembre comenzamos ya con los detalles de organización del evento de WebConfLatino 2010. Hoy estamos en las etapas finales de confirmación de conferencistas, comenzando el contacto con patrocinadores locales y actualizando el look y contenido del sitio web.

El 12 de Abril lanzaremos el nuevo website en http://www.webconflatino.com … por el momento puedes ver detalles del evento del año pasado. Por ahora podemos adelantar que el evento se llevará a cabo el viernes 23 de Julio 2010 en el Campus de UNITEC en Tegucigalpa, Honduras. Al igual que el año pasado tendremos conferencistas internacionales representando a España, Colombia, Estados Unidos, Chile, Guatemala entre otros. Esperamos nuevamente recibir participantes de varias ciudades de Honduras y de todos los países vecinos, Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica y todos quienes quieran venir.

Este 29 de Marzo hice una presentación en Pio.LA, una comunidad en línea de innovadores latinoamericanos que organiza des-conferencias. En esta ocasión la des-conferencia se trataba de las comunidades y movimientos de emprendimiento web en Latinoamérica y me invitaron a dar una presentación acerca de WebConf.

A continuación les dejo el video de la presentación:

Porqué? Cómo sucedió esto…

La razón de estudiar una maestría en negocios en 2004 fue que gané una beca Fulbright, becas del el gobierno de Estados Unidos para ciudadanos de países amigos como parte de un programa de intercambio cultural iniciado en 1945.

Yo me dí cuenta del programa de becas en una charla del 2001, y en el 2002 decidí que aplicaría ya que no tenía nada que perder. Me comencé a preparar desde ese año para tomar los exámenes requeridos (GMAT y TOEFL) e investigar acerca de universidades y programas de maestría. En el 2003 apliqué al programa y después de casi un año de suspenso me confirmaron que en julio de 2004 viajaría a estudiar en Vanderbilt University.

Y si me voy… que haremos? Planes A, B y C

Una de las cosas más difíciles al momento de tomar la decisión de aplicar a la beca fue pensar en lo que pasaría con Icoms en caso de que me tocara alejarme por 2 años de la empresa.

Al inicio del proceso, cuando tenía que enviar el formulario de aplicación no me preocupaba mucho de lo que pasaría ya que no tenía ni idea si me iban a seleccionar… pero cerca de Junio 2003 me llamaron para la entrevista y luego me confirmaron que estaba en la lista de pre-selección. Estar en esa lista no me daba seguridad 100% de que me ganaría la beca, pero debía tomar todas las acciones necesarias para estar listo en caso de ser seleccionado.

A todo esto, en Icoms yo me encargaba de la mayoría de las tareas de contacto con clientes, administración de proyectos y otros… Roberto se encargaba más de la parte técnica de los servidores, programación y algunos clientes… ya habíamos contratado a Wilson como diseñador pero no se relacionaba con clientes aún. No teníamos una estructura muy robusta de personal… si yo me iba el impacto sería considerable.

Lo que hicimos entonces fue pensar en tres escenarios probables para Icoms:

• Escenario A: No me dan la beca y todo sigue igual
• Escenario B: Si me dan la beca y cerramos la empresa
• Escenario C: Si me dan la beca y dejo entrenado a alguien para que tome mi rol

Pero porqué “cerrar la empresa”? que pasaba con mi socio? porqué él no se encargaría de todo?
Pues a Roberto también le salió la oportunidad de viajar por un tiempo prolongado. Él se iba para Argentina desde mediados del 2004 y permanecería allá por un año y medio. Entonces estabamos obligados a cerrar o delegar todo dejando la empresa en manos de otros.

Y entonces… que hacíamos?
De las tres, la más fácil era la opción A, pero no obtendría el final feliz de ganarme la beca para estudiar en Estados Unidos.

La opción B era relativamente fácil en el sentido de que no tendría que preocuparme por una empresa a control remoto mientras estudiaba, pero implicaba la tarea complicada, tediosa y emocionalmente cargada de cerrar la empresa y perder de todo lo que habíamos obtenido hasta ese momento (prestigio, buena cartera de clientes y más).

La opción C era fue la mejor y la cual decidimos tomar. Durante el año que me tocaría esperar para conocer mi destino estuve entrenando a Wilson (nuestro primer empleado) para que a mi salida él pudiera hacer todo lo que yo hacía, es decir, reunirse con clientes para escuchar sus necesidades, escribir propuestas/cotizaciones, administrar los proyectos, documentar todo para la parte contable, etc….

Inicios del 2004

Ya con la decisión tomada, comenzamos el 2004 con el plan en mente y comence a llevar a Wilson a las reuniones con clientes. Le empezamos a dar más responsabilidades para que desde ya se fuera encargando de proyectos de inicio a fin. Me pareció buena idea delegar la mayoría de mis funciones desde el inicio del año para que, si realmente me tocaba irme del país, Wilson estuviera listo y con algunos meses de experiencia manejando todo.

Para ese momento teníamos muchos clientes y proyectos de comercio electrónico, un diario/periódico nacional al que dabamos hosting y mantenimiento, proyectos del gobierno, clientes en Estados Unidos y en general, mucha actividad… rápidamente vimos que sin los dos fundadores, era casi imposible que una sola persona manejara todo. Decidimos entonces contratar a alguien más, alguien que se encargaría de todo lo administrativo y de cosas delicadas como firmar contratos y manejar las cuentas bancarias. Esta tarea se la confiamos a un amigo en común que teníamos con Roberto y que yo conocía desde la infancia (fuimos al mismo colegio)… además de todo el ahora era Licenciado en Derecho, algo muy útil si le íbamos a dejar el ‘Poder Legal’ de la empresa… aunque lo principal era el nivel de confianza que podíamos depositar en él.

Entonces, estábamos listos con la estructura nueva que consistiría en:

1) Legal y Administrativo: Allan Monroy

2) Diseño, Producción y Contacto con Cliente: Wilson Sánchez

3) Dirección a Control Remoto y Producción remota: Roberto Brevé desde Argentina y yo desde USA… nos convertimos en personal offshore de la empresa… trabajando todo remotamente y coordinando por email y skype.

Me dieron la beca

Ya era Mayo 2004 y aún no me confirmaban de la beca… en ese momento yo ya me había desligado del trato con clientes nuevos, no quería involucrarme en proyectos porque si me confirmaban de la beca tendría que viajar en Julio.

Entonces decidí hacer un experimento de dos meses en que yo me iría de la ciudad donde teníamos la empresa (Tegucigalpa) y viviría en San Pedro para estar más cerca de mi novia y a la vez haríamos un test-drive para que Wilson y Allan comenzaran a trabajar desde ya de la forma en que serían los próximos 24 meses.

Luego, cerca del 20 de Junio Fulbright me confirmó que me darían la beca para estudiar en Vanderbilt University y que tenía que estar en Estados Unidos el 10 de Julio… tenía menos de 20 días para preparame para viajar.

Resultó que el test-drive de Icoms completamente delegado a Wilson y Allan fue más corto que los dos meses, pero el experimento fue muy útil para poder irme tranquilo. Roberto no se fue al mismo tiempo que yo, creo que el estuvo todavía unos 3 o 4 meses en Honduras y luego comenzó ya la etapa en que Icoms estaría totalmente sin sus fundadores presentes en el día a día (al menos físicamente… por que estábamos permanentemente en comunicación vía internet).

Aprendizaje

• Si querés algo tenés que buscarlo (duh!)… no fue fácil conseguir la beca, pero si no lo hubiera intentado y trabajado duro para obtenerla la oportunidad no me iba a caer del cielo. Todo el proceso requirió de mucha autodeterminación, perseverancia y simplemente actitud de ‘ejecutar’… nadie te ayuda si vos mismo no te ayudas. (En otro post hablaré más acerca de toda la experiencia de Fulbright).

• No podemos conocer lo que pasará en el futuro… pero podemos prepararnos para escenarios probables.
  Tomar decisiones con anticipación y prepararse para diferentes escenarios hace que podamos enfrentar el destino de nuestras empresas y proyectos… talvez soy demasiado organizado pero en situaciones como la que viví en ese momento no podía dejar todo para después y decir ‘allí vemos que hacemos cuando sea el momento’. Sirvió mucho comenzar los ajustes en la empresa con un año de anticipación aún sin saber si tendríamos que ejecutar el plan o no.

• Delegar es difícil pero necesario. Los emprendedores  al inicio tienen (tenemos?) la tendencia de querer hacer y controlar todo… no delegar nada… pero con el tiempo uno va aprendiendo que si no delegas no podes crecer. Siempre hay cosas que se sacrifican cuando se delega… nadie hará las cosas de la misma forma que vos, pero eso no implica que sea razón para no soltar un poco de control. Es difícil pero necesario, el truco es identificar que tareas y/o procesos son delagables y cuales realmente tenés que controlar para mantener la calidad y nivel deseado en tu empresa.

Continuará…

Esto es todo por hoy… en el próximo post de esta serie seguiré con “2005 – Primer año de Icoms sin sus fundadores”

Yo la he escuchado tanto que creo que algunas personas la mencionan ya solo porque es una norma y todos lo dicen, pero hace unas semanas me puse a reflexionar acerca del verdadero sentido de esta frase. Qué significa realmente? Cómo podemos tomar el consejo y aplicarlo realmente al momento en que tenemos una idea “brillante” y queremos ejecutarla?

Bueno, en mi análisis llegué a la conclusión que la frase aplica a diferentes fases del emprendimiento y en cada fase significa algo diferente:

Fase 1: ACCION, Empezá y hace algo al respecto!

Cuando tenemos la idea brillante que tanto esperabamos, usualmente pasamos horas, días, meses contándole a nuestro amigos, hablando de la idea… pensando en el nombre que le pondrémos, pensando en lo millonarios que nos haremos, etc. Pasamos mucho tiempo en esto pero después empezamos a encontrar razones/excusas para no invertir el tiempo y recursos en llevarla a cabo. “No tengo el conocimiento técnico para hacerla”, “No tengo tiempo”, “No tengo dinero”, “Ya existe algo similar”, etc…

En este caso “La ejecución” se refiere a que comencés a hacer algo para implementar tu idea… llevarla de la idea que está en tu cabeza a un prototipo real que clientes potenciales puedan usar y darte sugerencias, ideas y en general feedback para mejorarla. Si nunca llegas a ejecutar ese prototipo (MVP=Minimum Viable Product) entonces no te quejés de que otro ‘te robó la idea’ y se hizo millonario.

Yo soy culpable de no haber ejecutado muchas de mis ideas… y veo como salen empresas o individuos en otras partes del mundo y se hacen millonarios… pero no puedo quejarme, soy el único culpable de no haber hecho algo al respecto.

Para esto es bastante útil que dejés de procrastinar tanto (ver Tele, Twittear, Facebookiar, Juegos de Video/Compu, etc… el tiempo es valioso)

Fase 2: MOMENTO, Hacelo en el momento indicado

No basta con ejecutar tu idea y ya. Tenés que hacerlo en el momento indicado y no cuando el mercado está saturado de productos y soluciones que atacan el problema que tu idea ataca.

Si ya es muy tarde para tu idea, entonces tenés que trabajar en ajustarla a un nicho específico o hacer que tenga una o varias características que la hagan única, no tratar de competir directamente con los líderes del mercado.

Si es demasiado temprano para tu idea, es decir, tu idea está adelantada a su tiempo, entonces debes comenzar por identificar las tendencias del mercado que te pueden indicar cuando sería un buen momento o comenzar ejecutar otras ideas más cercanas a la realidad actual que te ayudarán a ”pavimentar el camino” o ”educar el mercado” para que luego tu idea tenga mayor éxito.

Aunque hay que tener cuidado con ser el primero en lanzar un producto muy innovador… casi siempre al que es pionero le toca educar al mercado, lo que resulta bastante caro y con frecuencia viene un seguidor (segundo en el mercado) y lanza un producto mejorado cuando vos ya has invertido en crear y educar el mercado inicial.

Fase 3: VELOCIDAD, Hacelo a la velocidad indicada

La velocidad de tu ejecución es lo que te permitirá mantenerte a la cabeza de la competencia. Ya sea que seas el primero en el mercado o uno de los seguidores tempranos, si tu idea es buena y ataca una necesidad que representa un mercado atractivo, va a haber muchos más interesados en competir con vos.

Tenés que ejecutar la idea de forma que seas más rápido que la competencia en lanzar mejoras, en responder a cambios en el ambiente externo y a quejas o sugerencias de tus clientes.

Por ejemplo, Facebook no fue el primero en el mercado de las redes sociales (recuerdan MySpace?), pero han ejecutado de forma que una vez que entraron al mercado global (antes eran cerrados solo para universidades) han sabido ejecutar rápidamente y sus competidores como hi5, myspace, friendster han quedado atrás y ahora tratando de alcanzarlos. En este caso no importó ser primero, importó ser más rápido en la ejecución.

Fase 4: CALIDAD, Hacelo con la calidad requerida

No importa si sos rápido en ejecutar si lo que ejecutas es una basura llena de errores y mediocre. La calidad de la ejecución es muy importante.

Si bien es cierto, una de las recomendaciones de muchos libros, emprendedores exitosos y gurús del emprendimiento es que una de las cosas más importantes es que lancés un prototipo de tu producto rápidamente aunque este no esté perfecto, esto no significa que podés lanzar algo mal hecho.

El objetivo de lanzar un prototipo rápidamente es simplemente medir de una forma barata si el producto tiene futuro o no… pero al ver que tiene futuro debés de seguir ejecutando con calidad, mejorando todo y haciendo que el cliente/usuario tenga una experiencia excepcional al usar el producto.

Quienes no le prestan atención a la calidad pueden tener un buen resultado al inicio, pero con el tiempo pierden a todos sus usuarios y un competidor que sí sepa ejecutar puede robarle el mercado… aunque no es siempre el caso, siempre hay ejemplos de quienes no se preocupan por la calidad y aún así son exitosos… pero eso es cuestión de suerte… no podría aconsejar como regla general que ‘seas mediocre’ en cuanto a la calidad de tu producto.

Fase 5: ADAPTABILIDAD, Adaptalo según sea necesario

Este punto se relaciona con la velocidad, pero la diferencia es que aplica en una fase más adelante. Esto aplica cuando ya pasaste por las fases de la 1 a la 4, y ya tenés competencia. Además, tenés una base de usuarios que constantemente demandan nuevas funcionalidades, mejoras en las funcionalidades existentes y otras cosas. El mundo sigue moviéndose y  todo cambia, por ejemplo: cuando Apple lanzó el iPhone hizo que todos los sitios web que ofrecían algún servicio útil para el día a día de cualquier actividad productiva necesitaran lanzar su iPhone App para mantenerse competitivos.

Si tu empresa no puede adoptar los cambios del ambiente externo y ejecutar las mejoras rápidamente, esta será reemplazada por unos jóvenes sin compromisos sociales ni maritales que dediquen 18 horas diarias a mejorar tu producto y tener una interface móvil o, mejor aún, una Aplicación nativa para iPhone + Blackberry + otros smartphones y ganar todos los clientes que necesitan esto para ser felices.

Fase 6: NEGOCIO, Ejecutalo de forma que sea sostenible

Una de las más importantes, que debería ser listada antes, pero en realidad uno se da cuenta hasta el final (porque ejecuta todo el resto por pura pasión y amor al arte) es que debe haber una base económica/de mercado que permita que tu idea se convierta en un negocio rentable.

Si tu idea no genera suficiente para cubrir los costos de desarrollo, operación, soporte y adicionalmente te deje una ganancia, entonces es solo un hobby que eventualmente morirá… a menos que seas ‘independientemente millonario’ llegará el punto en que necesitarás preocuparte por ganar algo de dinero.

Las ideas que sobreviven son las que tiene una base económica de mercado en que la ecuación de oferta y demanda tiene sentido y te deja una ganancia al final… es muy bueno pensar en esto al inicio pero no dejar que esto guíe tu decisión de avanzar con la Fase 1.

En resumen
Espero que este pequeño análisis de una frase cliché de los emprendedores te haya servido al menos para pensar en lo que esta implica en tu caso específico. Yo creo que en resumen lo importante es ‘empezar’… hacer algo al respecto y comenzar… después mantenerte al tanto de lo que pasa en el ambiente externo (usuarios, clientes potenciales, competencia, nuevas tecnologías) y determinar si tu idea es ‘la idea de tu vida’ a la que dedicarás todo tu esfuerzo, y si es así, pues dedicarle todo y llegar al máximo potencial.

Y vos? Has tenido experiencias en que no has podido ejecutar una idea o la ejecutaste y te fue mal?

En esta segunda parte de “Una década de Icoms Technologies” continuaré describiendo algunas de las experiencias de negocios que vivimos durante el 2003 en mi empresa. Por el momento me limitaré a solo relatar algunas de las experiencias y dejaré para un artículo posterior el resumen de lecciones aprendidas.

En el segmento anterior nos quedamos en la parte en durante el 2002 fuimos contratados para desarrollar una aplicación web de comercio electrónico con la capacidad de manejar cientos de tiendas en línea. También en ese año hicimos nuestra primera contratación de personal de diseño, algo que nos ayudó a crecer en capacidad de producción.

A continuación dedicaré unos párrafos para contar lo más importante de estos años y al final espero poder resumir unas cuantas lecciones personales de todo este tiempo en otro post.

2000 – El inicio…

Icoms Technologies S. de R.L. es fundado con el objetivo inicial de ser la cara legal/comercial del portal SiliconAlien.com y secundariamente ofrecer servicios de consultoría en diseño y desarrollo web. El portal era nuestro primer desarrollo programado como equipo, lo hicimos en PHP/MySQL y estaba hospedado en una computadora (foto a la derecha) que armamos con la inversión inicial. La inversión inicial (menos de $2,000) se utilizó en costos de abogado, impuestos, publicaciones (requeridas por ley), mobiliario y equipo. El enlace a internet nos lo proporcionaba un ISP (Internet Service Provider) llamado Intertel, también nos alquilaban una oficina pequeña en sus mismas instalaciones. Uno de los gerentes de Intertel era socio nuestro en Icoms y eso nos facilitó obtener ese trato especial que nos permitía operar con costos bajos.

La realidad no fue de acuerdo al plan… pero fue buena
El negocio de consultoría creció más rápido que el portal y los clientes nos buscaban principalmente porque éramos casi los únicos en Honduras ofreciendo desarrollo de aplicaciones web y que teníamos algo tangible que mostrar (el portal).

Nuestros primeros clientes de consultoría/desarrollo web incluyen al BCIE (Banco Centroamericano de Integración Económica), British American Tobacco Honduras, GBM, USAID y muchos otros referidos por Intertel … esta lista de clientes nos hizo ganar bastante prestigio y credibilidad durante el primer año.

2001 – El mundo de la compra/venta de empresas

Intertel nos anunció que estaban a punto de vender su empresa, por lo cual dentro de poco tendríamos que mudarnos. Rápidamente buscamos opciones en que tuviéramos la misma facilidad de una conexión directa a Internet para hospedar el portal. Por suerte yo había quedado ‘de buenas’ con mi empleador anterior, que también operaba un ISP  y visité el edificio donde tenían sus instalaciones para ver si habían locales disponibles.

Al darme cuenta que en efecto había un local disponible justo en el piso inferior al ISP, y después de negociar que hiciéramos un trueque por parte de lo que me debían a cambio de un enlace de 1.5 Mbps para nuestra oficina (me debían alguno sueldos del pasado), tomamos la decisión y nos mudamos al nuevo local.

Un personaje peculiar nos quiere comprar
Unos meses después aparece un personaje llamado ‘J. Nelson’ que ofrece comprarnos la empresa y hacernos ejecutivos de su compañía de telecomunicaciones basada en Washington D.C. Después de un trabajo investigativo nos dimos cuenta que tenía malas intenciones (bastante ilegales en Honduras) y varias demandas legales pendientes en Estados Unidos por actos fraudulentos y estafa.

Lastimosamente, antes de darnos cuenta de ‘ese pequeño detalle’, acordamos trabajar en un proyecto de sus clientes en D.C., un equipo de fútbol. Parte del proyecto requería el desarrollo de un pequeño sistema de venta de tickets para los juegos de la temporada. Yo trabajé en el programa… entregamos todo a tiempo pero el ‘personaje’ no nos pagaba. Después de implementar algunas tácticas de presión logramos que nos pagara y cortamos relaciones.

Lo positivo que salió de todo esto es que teníamos ahora un ‘producto’ al que llamamos “Order Form 1.0“, el sistemita de venta de tickets que seguí desarrollando  y que después nos abriría las puertas al siguiente año para entrar como implementadores de e-commerce en muchos nuevos proyectos con el banco líder en comercio electrónico de Honduras…

2002 – El año del e-commerce en Honduras

Este año ocurre algo que considero una de las experiencias de ‘emprendedorismo’ que más aprendizaje me ha dejado. Me refiero a el hecho de conseguir que una compañía muy grande confiara la implementación de uno de sus proyectos más importantes de Comercio Electrónico en una empresa tan pequeña como la nuestra (para ese entonces Icoms seguía siendo solo Roberto y yo).

Cómo logramos eso? En nuestro caso la historia fue más o menos así:

• Hace aproximadamente un año habíamos querido implementar comercio electrónico en nuestro portal (SiliconAlien) para una de sus secciones en que queríamos cobrar por servicios. Fuimos al único banco que ofrecía el servicio de ‘payment gateway’ para aceptar tarjetas de crédito por Internet en Honduras a preguntar por los requisitos para tener una tienda en línea. Nos dieron el contacto de la persona encargada de comercio electrónico, pero éramos tan pequeños y con un negocio tan intangible (portal de internet) que no nos tomaron en cuenta y no conseguimos nada.

• Pasó el tiempo y cerramos el portal… seguimos con el negocio de consultorías y pasó lo del ‘personaje’ del 2001… al final de eso teníamos ya un producto de venta de tickets en línea que solo necesitaba una cosa para poder ser ofrecido a empresas interesadas en vender en línea en Honduras… faltaba integrarlo a un payment gateway local para aceptar tarjetas de crédito…

• Después de unos meses, así de la nada, se me ocurrió mandarle un email a la gerente de comercio electrónico del banco que habíamos contactado hace un año, en el correo le decía que nosotros habíamos desarrollado un software para manejo de ‘tienda virtual’ que podía integrarse a su sistema de pagos en línea.

• Al día siguiente me respondió diciéndome que le interesaba que le diera una presentación del producto a ella y otros gerentes para ofrecer el producto a todos sus clientes que pedían ‘tienda virtual’.

• Hicimos una presentación en PowerPoint, nos pusimos traje y corbata (para apantallar) y fuimos a darles una presentación de ‘Order Form 1.0′ y un preview del nuevo producto que estábamos trabajando, el ‘Shopping Cart 1.0′

• Le gustó mucho la presentación y debido a que fuimos el único proveedor que tenía un sistema real, funcionando y desarrollado por nosotros mismos (podríamos ajustarlo a casi cualquier necesidad) ganamos la competencia contra empresas tradicionales de IT del país y de la región centroamericana de 20 a 200 veces nuestro tamaño.

Desde ese momento comenzamos a desarrollar tiendas para todos los clientes que nos buscaban directamente, por recomendación de clientes pasados o referidos por el banco.

Eventualmente fuimos contratados por el banco para implementar un mall virtual que permitía a los clientes crear sus propias tiendas por medio de un wizard que los guíaba paso a paso por el proceso de personalización. El sistema fue desarrollado en PHP/MySQL y hospedado en el banco en un servidor Linux que nosotros mismos configuramos y manteníamos.

Recursos Humanos: Este año también hicimos nuestra primera contratación en el área de producción. Desde hace unos meses habíamos estado trabajando a manera de freelance con Wilson Sánchez (@wilson3122), y fue en algún punto de este año que lo contratamos a tiempo completo como diseñador web… en los siguiente años Wilson toma mayor protagonismo en la empresa.

Continuará…

Ya está quedando un poco largo este post, entonces me detendré aquí por hoy. Seguiré escribiendo y publicando nuevos segmentos que cubran períodos de tres años.

Los siguientes segmentos, aunque puede ser que cambien los títulos, serán:

• 2003 – Primeros viajes para proyectos fuera  y primeras experiencias trabajando para ministerios del gobierno
  Viajamos a Las Islas de La Bahía (Honduras), San Salvador (El Salvador)  y Miami (USA) por proyectos varios con nuevos clientes y seguimiento a proyectos existentes con clientes multinacionales.

• 2004 – A estudiar maestría y aprender a delegar (a la fuerza)
  Me gané una beca para estudiar un MBA en Estados Unidos y Roberto se fue para Buenos Aires, Argentina por un año… Icoms queda delegada bajo la dirección operativa de Wilson Sanchez y Allan Monroy… Roberto y yo a control remoto.

• 2005 – Primer año de Icoms sin sus fundadores
  Durante nuestra ausencia, los clientes siguen surgiendo gracias a la buena fama que hemos cosechado. Icoms obtiene el contrato para ejecución del proyecto Metalogo de la Cooperación Alemana (GTZ) para implementación de Gobiernos Electrónicos Locales en Honduras (Todo el crédito para Wilson que dejó una muy buena impresión de Icoms ante el cliente).

• 2006 – El regreso a Honduras (reingreso a la cultura organizacional de Icoms)
  Regresamos a Honduras y comenzamos a internacionalizar la cartera de clientes con aliados en Estados Unidos y tratamos de ver como organizamos la empresa para crecimiento.

• 2007 – Trabajando para clientes de USA (nearshoring)
  Obtenemos un mega cliente en Estados Unidos para desarrollar una serie de proyectos web para Daimler-Chrysler (fabricantes de los autos Dodge). Al mismo tiempo tratamos de que la empresa tenga un cambio de cultura hacia desarrollo de productos y proyectos web propios.

• 2008 – El regreso a los proyectos propios, financiados por nosotros mismos
  Surge tuBabel.com y Blipea.com como parte de Icoms Labs, la división de Icoms que trabaja en proyectos experimentales, que básicamente consiste en Roberto y yo trabajando en proyectos experimentales (no generan ingresos) mientras Wilson y el equipo de producción de Icoms (Wilmer Murillo y Mario Guzmán) se encargan del día a día de clientes.
  Roberto y yo viajamos a las conferencias Future of Web Apps Miami y Web 2.0 Expo en San Fracisco para integrarnos al mundo de web 2.0 … Adicionalmente hacemos una contratación nueva de personal que resulta en un fracaso.

• 2009 – Ahora también hacemos conferencias, WebConfLatino resulta ser un éxito
  Este año renuncia Wilson Sánchez, quién ahora era Gerente de Proyectos y nos vemos forzados a ajustarnos a la nueva situación, con la crisis mundial encima y proyectos propios desarrollándose en paralelo a responsabilidades con clientes existentes de consultoría. Además ejecutamos la primera conferencia internacional de WebConfLatino con expositores de Google, Microsoft, y otras empresas del mundo web… descubrimos una nueva pasión: conferencias y talleres.

• 2010 – Comenzando la segunda década de Icoms…

Algunas personas me han pedido más detalles sobre algo que aparece en mi curriculum, un programa educativo de negocios llamado Accelerator. Pues les contaré acerca de este programa.

En qué consiste Accelerator?

Accelerator es como un mini-MBA de un mes de duración orientado a estudiantes o recién graduados universitarios que no han recibido educación ni entrenamiento formal en temas de negocios.

La iniciativa nació de un grupo de estudiantes de MBA (Master in Business Administration) de Vanderbilt University que querían dar a la escuela de negocios una ventaja competitiva para mejorar la calidad de los estudiantes que ingresaran a esta. Algo que notaron es que muchos estudiantes universitarios (pre-grado) no toman clases de negocios y salen al mundo real sin esta formación y sin experiencia práctica, encontrando dificultades para conseguir su primer empleo. Se encuentran con un problema del huevo y la gallina:

“No encuentro trabajo porque no tengo experiencia … pero… No tengo experiencia porque no he tenido un trabajo”.

Uno de los objetivos de Accelerator es solucionar este problema por medio de un mes de inmersión en el mundo de los negocios. Algunos de los componentes del programa son:

• Mini-MBA: Clases teórico/prácticas impartidas por profesores de maestría en las áreas de mercadeo, contabilidad, finanzas, operaciones, recursos humanos, estrategia y emprendimiento / innovación.

• Retos tipo ‘The Apprentice’: Los estudiantes son asignados a un equipo de 4 a 5 miembros y cada equipo tiene un “coach” que los ayuda en los conceptos de negocios. El o la coach es un estudiante de MBA.Después de las sesiones de clases teóricas (usualmente impartidas en la mañana) se reúne a los equipos en el salón principal para presentarles ‘el reto del día’ que consiste en un caso de negocios con una empresa ‘cliente’. El reto es presentado por el dueño o gerente de la empresa cliente o por el director del Accelerator, y al final del día los estudiantes presentan sus soluciones a la empresa cliente. Algunos estudiantes del programa encontraban esto bastante similar a los retos que Donald Trump presentaba en su programa “The Apprentice”

• Visitas a Empresas: Algunos de los proyectos duran más de un día y requieren que se visite una planta de producción, un estudio de diseño, un hotel, o cualquier otro tipo de lugar relacionado con el giro de negocios del proyecto y empresa cliente.

• Proyecto Final: Durante todo el mes se les prepara para un proyecto final. Este consiste en montar un negocio real y cambia cada año. En la primera edición de Accelerator el proyecto final era montar un stand de ventas en un mercado local real, la calificación final estaba ligada directamente a las perdidas o ganancias en ventas. En el segundo año el proyecto final fue organizar un festival de Rock con bandas locales de Nashville y adicionalmente trabajar en el marketing digital de estas (website, facebook, venta de música online, etc)

Es un programa intenso en que los estudiantes viven en la Universidad durante un mes, iniciando el día a las 7AM con un desayuno de negocios en que pueden hacer Networking con empresarios de diferentes industrias. Normalmente la jornada termina entre 8 y 11 PM ya que tienen que trabajar en sus planes de negocios, proyectos para empresas cliente, presentaciones y además estudiar para las clases teóricas del día siguiente.

Quién puede participar?

El programa está dirigido a estudiantes de pre-grado o recién graduados de Universidades de Estados Unidos, se lleva a cabo en el campus de Vanderbilt University en Nashville, Tennesse. Tiene un costo bastante elevado, más de $8,000 que incluye todos los materiales, comidas y estadía para todo el mes.

Los interesados en participar pueden informarse en el sitio web de Accelerator, pero creo que para personas que no viven en Estados Unidos ni tienen padres millonarios que les paguen el programa vale la pena iniciar algo similar en sus universidades a nivel local.

Cómo iniciar algo similar?

Yo estuve involucrado en el diseño y ejecución del Accelerator durante los dos primeros años mientras estudiaba mi MBA en Vanderbilt y aprendí mucho de esta experiencia. Algo que aprendí es que este tipo de programas educativos no se hacen en la mayoría de las universidades latinas y que en realidad no cuesta mucho implementarlos.

A mi regreso a Honduras trabajé como profesor de pre-grado y de maestría en UNITEC y tuve la intención de hacer algo similar, hasta hablé con otros maestros para que lo implementáramos pero por falta de tiempo y coordinación nunca lo llevamos a cabo.

A mi criterio, los recursos más importantes ya los tienen las universidades: Espacio físico, Maestros y Estudiantes interesados en el tema. Lo que hace falta es liderazgo de uno o varios maestros para llevar a cabo el programa, crear el plan de estudio y hacer los contactos con empresas para el componente de ‘reto real’ y proyectos.

Todo empezó cuando me inscribí en el Club de Innovación de la Escuela de Negocios. A mediados del 2004 llegó al club una invitación de Thunderbird University para participar en el Global Innovation Challenge en que se premiaría al equipo de MBAs más innovador del mundo… allí comenzó mi aventura por el mundo de la innovación.

Los MBA más innovadores del mundo en 2005

Me llamó mucho la atención la competencia y decidí formar un equipo para participar. Envié un email a los miembros del club de innovación para que los interesados en formar un equipo me concactaran. El equipo debía ser de 4 a 5 miembros, por lo que seleccioné a personas con perfiles bastante amplios y diferentes (cultural, racial y profesionalmente), desde un inicio creí en que la diversidad es un buen ingrediente para innovar.

Participamos dos años consecutivos en la competencia, ya que el primer año (2004) ganamos el segundo lugar compitiendo contra más de 250 equipos de varios países del mundo. Con la experiencia del primer año quedé motivado para intentar nuevamente, y en la segunda oportunidad ganamos el 1er lugar, esta vez compitiendo contra más de 320 equipos de todo el mundo. Ganamos la competencia contra universidades como Harvard, Stanford, MIT, Indian School of Business, Instituto de Empresa y otras de mucho prestigio.

Los estudiantes que participamos en esta competencia tuvimos la oportunidad de crear y presentar soluciones innovadoras a problemas reales de empresas como Hilton Hotels, IBM, Valvoline, US Postal Service, American Express y Sunbeam.

Encuentra un mentor de Innovación

Para quien busca enfocarse en la innovación, el primer paso es encontrar maestros y/o maestras que imparten clases relevantes para el tema.

En mi caso, encontré las clases de Innovación y Desarrollo de Productos. El maestro a cargo de estas clases es David Owens, un brillante científico que estudia el proceso de la innovación en el contexto académico y trabaja como consultor en el “mundo real” con empresas de productos y servicios.

Su teoría acerca de la innovación comercialmente exitosa incluye el concepto de que en realidad no es del todo cierto que hay que “pensar fuera de la caja”,  al menos la cosa no es tan sencilla y hay que pasar por un proceso que implica:

• Identificar la caja en la que operamos. La caja se define por las limitantes (tecnológicas, sociales, económicas, etc) que no nos permiten innovar.

• Tomar las acciones necesarias para agrandar esa caja y crear una “caja más grande”, esto se logra atacando una o más de las limitantes identificadas.

• Pensar dentro de esa nueva “caja más grande”. Es importante conocer estas limitantes que definen “la caja” ya que de lo contrario nuestra innovación es atacada y eliminada por estos factores prematuramente.

Obviamente, para explicar a detalle este concepto se necesita mucho más que un artículo corto como este, de hecho David Owens ha estado trabajando en un libro sobre el tema. En este video habla un poco acerca de su trabajo en el campo de la innovación, y en su sitio web personal hay enlaces a algunos de sus trabajos.

Cómo encontrar la Innovación en tu MBA

Probablemente estos consejos sean más aplicables a programas de MBA de universidades de Estados Unidos, pero pueden servir de pauta para otros países también. Aunque hay MBAs y universidades que resaltan la Innovación, la mayoría no lo hacen y se vuelve tarea del estudiante evaluar la mejor forma de involucarse en el tema.

Lo que yo aconsejaría a estudiantes de MBA para empaparse del tema de innovación es:

• Si aún no has seleccionado la Universidad en que estudiarás, puedes empezar tu búsqueda con la Innovación como pauta. Busca instituciones que ofrezcan concentraciones en Innovación, Desarrollo de Productos y Emprendimiento (entrepreneurship). Algunas reconocidas en este campo son Stanford, MIT, Babson College, University of Virginia y por otro lado he encontrado que la Universidad de Chalmers en Suecia tiene buenos programas de Innovación.

• Puedes unirte a los clubs de estudiantes afines a la innovación. Este club puede ser que no se llame ‘club de innovación’, por lo general los clubs de emprendimiento y/o tecnología cubren los temas de interés para la innovación.

• Busca maestros y clases afines con la innovación, estas pueden ser clases de emprendimiento, generación de ideas, desarrollo de nuevos productos y algunas clases de mercadeo.

• Participa en competencias de innovación o ‘Case Competitions’ en haya que crear una nueva idea de negocio o solucionar un problema de creatividad. Al participar en estos conocerás personas de otras universidades que están involucradas en la innovación, además de los jueces y organizadores de evento que también son un buen recurso.

• Algunas universidades de negocios permiten que matricules un proyecto en que trabajas como consultor con empresas reales y se reconoce con unidades valorativas como si fuera una clase. Puedes escoger un proyecto en que trabajes con una empresa ‘innovadora’ y allí obtener la experiencia que buscas.

En general, no esperes que la Universidad te proporcione todo en bandeja de plata… debes esforzarte por encontrar los recursos por tu propia cuenta y aprovechar todas las oportunidades que se te presenten.