14 January 2011 ~ 5 Comentarios

Mi Google Doc para organizar las
52 semanas del año

El año tiene 52 semanas y en estas tenemos que hacer que quepa todo lo que queremos lograr en cuanto a trabajo, diversión y asuntos personales.

Para control de lo que hago en el día a día uso herramientas como Google Calendar, Toggle y Pivotal Tracker, pero estas me dan una visión demasiado micro de todo (zoom-in). A veces necesito hacer un zoom-out, una visión de 30,000 pies de altura de como se ven mis próximos meses para poder decidir si tomo un nuevo proyecto sin que esto implique matarme demasiado trabajando.

Desde hace varios años siempre he hecho una planeación general de los proyectos en que estaré trabajando en el año. A medida salen nuevas oportunidades voy viendo si me ajusta el tiempo o no. Antes hacía esto en papel, después en excel, pero este año decidí hacer una hoja en Google Docs con códigos de colores para diferentes tipos de actividades.

Las cinco actividades en que he organizado mi planeación de este año son:

  • 1) Trabajo pagado (proyectos de clientes)
  • 2) Proyecto propio (inversión de tiempo)
  • 3) Viaje de trabajo
  • 4) Vacación o viaje de paseo
  • 5) Tiempo muerto por feriados forzados u otras razones

Para cada tipo de actividad (proyecto) he asignado un color. Por medio de reglas de formato (“Format >> Change colors with rules…”) definí las reglas para que asigne el mismo color de fondo y de texto a las celdas indicadas para simbolizar diferentes tipos de actividad.

Por  lo tanto, si quiero marcar una semana como actividad de “trabajo pagado” ingreso 1 en la celda, si quiero marcarla como “vacación” ingreso 4 en la celda. Las reglas pre-definidas se encargan de que el color de fondo y color de texto sean el indicado para que se vea solamente una cajita de color.

En cada fila de la hoja electrónica ingreso un proyecto o actividad y luego marco las semanas que tendré bloqueadas para estas. Al final termino con una visualización rápida de mi carga semanal de trabajo.

Lo bueno de esta visualización es que cuando estoy considerando tomar un nuevo proyecto, puedo ver rápidamente las semanas que tengo libres o en las que no estaré de viaje o de feriado.

Les comparto mi Google Doc

Quiero compartirles el documento en Google Docs por si a alguien le interesa utilizarlo o incluso mejorarlo. Para mi caso en particular me sirve como está, pero ustedes pueden modificarlo y usarlo como mejor les sirva.

Los pasos para tener su propia copia del archivo en Google Docs son:

  • 1) Abrir el documento desde este enlace
  • 2) Clic en la opción del menú “File >> Make a Copy…” (para esto debes estar loggeado con tu cuenta de Google Docs)
  • 3) Ahora que ya lo tenés en tus Google Docs podes comenzar a usarlo escribiendo los proyectos o actividades en cada fila y los números indicados en cada casilla de semana.

Espero que sea de utilidad y al final les dejo un video del archivo en acción.
Todas las fechas y proyectos presentados en el video son ficticios:
.

Aclaraciones:

  • Esta no es una solución completa ni digo que sea lo mejor. Si alguien ya usa algo diferente que le genere diagramas de Gantt y todo eso pues probablemente sea una mejor solución. En mi caso necesitaba algo rápido de implementar y que me funcione de forma aproximada.
  • No pretendo planear las 52 semanas del año de una vez. A medida que salen oportunidades abro la hoja electrónica y voy actualizando. Es un documento “vivo” y no estático.

5 Responses to “Mi Google Doc para organizar las
52 semanas del año”

  1. David Mendoza 15 January 2011 at 12:31 am Permalink

    Alex,

    Dale un vistazo a OPPM ( One Page Project Manager). Have carols años lo Jeanie para hacker reports a clients del estatus de los Proyectos. Es una metodologia de alto nivel y te froza por sus limitations de espacio, una pagina, a enfocar tu vision y la estructuracion de tareas y objetivos en algo mas manejable. Esto también incluye un mapeo de presupuestos y objetivos generales, al igual que un espacio para capturar status updates y riesgos – que en tu ejercicio podrían funcionar para medir el pindonga de ingresos, ahorros y otros objetivos monetarios que tengas para el año, al igual que poder hacer un tracking de lo que fueron los objetivos iniciales del año (propuestas de año nuevo) ASI como lo que realmente terminaste haciendo o hacia que evolucionaste.

    Dicho esto, aplaudo tu esfuerzo en estructurar tu tiempo y visualizar tus áreas de enfoque durante el año. Si tienes chance, te recomiendo el libro “Getting Things Done” y la herramienta de Things para Mac, iPad y iPhone/iPod Touch – que prmiten una visualización macro asi como un dril down al detalle – no es perfecto, pero son buenas herramientas.

  2. David Mendoza 15 January 2011 at 12:33 am Permalink

    Grrrrrr, el autocorrctor es una cochinada

  3. corp 15 January 2011 at 8:43 am Permalink

    Jejeje… no te preocupes. Desde que lo leí supe que eran problemas del autocorrector, siempre hace cosas extrañas. Voy a ver el OPPM que recomendas.

  4. Eduardo Corpeño 15 January 2011 at 6:49 pm Permalink

    Ineresante… Lo revisaré. Google Docs tiene miles de aplicaciones. Lo he estado usando bastante ultimamente.

  5. Rodrigo 16 January 2011 at 4:31 am Permalink

    Pues, para tener una “vista panorámica” de las macro-actividades que tenes que realizar, es una muy buena solución.


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